Genehmigung von Publikationen
Das Verfahren der Genehmigung von Publikationen, die im Zentrum oder unter Inanspruchnahme von Ressourcen des Zentrums entstanden sind, hat sich im Laufe der Zeit immer wieder geändert. Hier soll der gegenwärtig gültige Stand erläutert werden, wie er sich aus den Richtlinien für wissenschaftlich-technische Veröffentlichungen des HZB ("Publikationsordnung") ergibt. Bitte beachten Sie, dass diese Erläuterungen als Einführung in die Richtlinien genommen werden können, aber nicht als Ersatz.
Die Publikationsordnung von 2011
In der Publikationsordnung ist festgelegt, dass die Genehmigung von Publikationen in den jeweiligen Organisationseinheiten (OE) in deren Verantwortung erfolgt und dass idie zentrale Dokumentation von Publikationen in der PASTA-Anwendung stattfindet. Für die Genehmigung in der OEs schreibt die Publikationsordnung Kriterien vor, sie muss auch unter Verwendung eines Formblatts (Word-Datei) zusammen mit dem Manuskript im Archiv der OE dokumentiert werden. Der Ablauf der Erteilung der Genehmigung bleibt ansonsten den OEs überlassen.
Genehmigung oder Kenntnisnahme in der Organisationseinheit
Genehmigungspflichtig sind nach dem Wortlaut der Publikationsordnung wissenschaftlich-technische Veröffentlichungen, wenn die federführende Autorenperson HZB-Mitarbeitende ist oder wenn ein HZB-Autor "wesentliche Beiträge" zu einer Arbeit geliefert hat.
Was wissenschaftlich-technische Veröffentlichungen sind, ist in der Publikationsordnung näher beschrieben. Es sind dies neben dem, was jeder als eine Veröffentlichung ansieht, auch gedruckte oder dauerhaft online verfügbare Vorträge sowie Abhandlungen in anderen Publikationsformen, soweit sie in Fachdatenbanken nachgewiesen werden.
In der Genehmigung bestätigt die leitende Person der OE der Person des Autors oder die von ihr dafür bestimmte Vertretung (Autorschaft und Genehmigende dürfen nicht identisch sein), dass
- nach den Regeln zur guten wissenschaftlichen Praxis verfahren wurde
- in der Veröffentlichung keine Ideen oder Verfahren beschrieben werden, für die eine Schutzrechtanmeldung in Frage komm
- im Text auf die Verwendung von Drittmitteln für die beschriebenen Arbeiten verwiesen wird
- die Forschungsdaten adäquat archiviert werden
- keine Angaben enthalten sind, deren Publikation die Anforderung einer Examensarbeit gefährdet
- geprüft wurde, ob die im HZB genutzten Einrichtungen im Journal of large-scale resarch facilities (www.jlsrf.org) publiziert sind, und diese entsprechend zitiert sind
Für die Genehmigung reicht es nach dem Wortlaut der Publikationsordnung im allgemeinen, dass "keine offensichtlichen Zweifel" an den Voraussetzung für die Genehmigung vorliegen. Auf die Einhaltung der Guten Wissenschaftlichen Praxis sind Mitarbeiter des HZB ohnehin auch außerhalb des Genehmigungsverfahrens von Publikationen festgelegt.
Enthält eine Arbeit "wesentliche Beiträge" mehrerer HZB-Autoren aus verschiedenen OE, so reicht offensichtlich das Einholen einer Genehmigung in einer dieser OE.
Tragen in einer Arbeit HZB-Autoren nur in Teilbereichen - also nicht "wesentlich" - bei, so entfällt die Genehmigungspflicht. Eine solche Arbeit muss dem Leiter der OE gleichwohl angezeigt werden. Der entscheidet dann, ob die Arbeit als Arbeit der OE gezählt werden soll oder nicht.Die Entscheidung wird ebenfalls im Archiv der OE dokumentiert.
Das Verfahren bei Gästen und Nutzern von Geräten
Bei Veröffentlichungen durch Gäste und Nutzer gelten diese Regelungen sinngemäß. Eine Genehmigungspflicht wird dabei im Regelfall nicht vorliegen, wenn Autoren aus diesem Personenkreis eine nicht-HZB-Adresse angeben. Veröffentlichungen sollen dennoch dem Leiter derjenigen OE angezeigt werden, in der Gäste oder Nutzer betreut worden sind. Gäste oder Nutzer sollten im Aufnahmeverfahren durch die OE darauf hingewiesen werden, sie sollten in Veröffentlichungen auf den Beitrag des HZB geeignet hinweisen (z.B. durch Zitate auf Artikel im JLSRF).
Die Dokumentation der Genehmigung
Die in den OEs verfügten Genehmigungen müssen zusammen mit der jeweiligen Erstform des zur Veröffentlichung vorgesehenen Manuskripts dokumentiert sein. Die Publikationsordnung enthält keine Bestimmungen darüber, wie bei einer Revision des Manuskripts nach erteilter Genehmigung vorzugehen ist. Aus dem Sinngehalt des Genehmigungsverfahrens ergibt sich aber, dass bei einer wesentlichen Revision, die etwa die Gute Wissenschaftliche Praxis betrifft, z.B. durch Änderung der Autorenliste, oder die patentrechtliche Fragen oder Fragen von Examina berührt, das Genehmigungsverfahren erneut zu durchlaufen ist.