Hauptabteilung Informationstechnik
Fragen aus der IT-Sprechstunde
Themenbereich "Home-Office"
Themenbereich "Videokonferenzsysteme"
Themenbereich "Kollaborationswerkzeuge"
Themenbereich "Verschiedenes"
Home-Office
Muss ich regelmäßig in das HZB fahren, um den Laptop mit dem HZB-Netzwerk zu verbinden?
Ja, der Laptop muss mindestens einmal im Monat mit dem HZB-Netzwerk (LAN-Kabel) verbunden werden. Mit dieser Maßnahme wird sichergestellt, dass Ihr Laptop alle notwendigen Sicherheits-Updates erhält und die Lizenzen aktuell gehalten werden.
Kann ich mein Passwort (zur HZB-Kennung) auch im Home-Office ändern?
Ja, nutzen Sie hierzu folgenden Link: Passwort ändern . Bitte beachten Sie: Die Anmeldung mit dem neuen Passwort am Laptop ist erst möglich, wenn das Laptop mindestens einmal mit dem HZB-Netzwerk verbunden wurde.
Gibt es die Möglichkeit den Arbeitsplatzrechner von zu Hause aus dem Ruhezustand aufzuwecken - Stichwort "wake on LAN"?
Nein, diese Funktionalität ist derzeit nicht verfügbar. Die Hauptabteilung IT untersucht derzeit mögliche Optionen.
Wie gehe ich vor, wenn meine Verbindung zum Terminalserver (SAS) abgebrochen ist?
In vielen Fällen erfolgt der Reconnect automatisch. Sie erkennen dies an dem Fenster mit der Meldung „Verbindungsversuch“. Bitte schließen Sie dieses Fenster nicht. Sollte eine erneute Anmeldung an der SAS-Farm notwendig sein, können Sie in der Regel Ihre Arbeit an gleicher Stelle fortsetzen.
Wie wird die Gefahr eingeschätzt, sich mit einem Virus bei der Arbeit im Home-Office zu infizieren?
Bei der Arbeit mit der Terminalserverfarm (SAS) wird das Risiko als gering eingeschätzt. Darüber hinaus gilt das Gebot der Vorsicht, sowohl am Arbeitsplatz im HZB als auch im Home-Office. Scheuen Sie sich nicht bei einer Unsicherheit mit uns Kontakt aufzunehmen. Bitte beachten Sie auch den Newsletter zum Thema IT-Sicherheit Nr. 4 vom 07.03.2019 (Link).
Was mache ich, wenn mein Laptop keinen LAN-Anschluss hat?
Wir empfehlen die Verwendung einer Dockingstation. Für eine Unterstützung bei der Auswahl einer passenden Dockingstation kontaktieren Sie bitte den Helpdesk.
Kann ich die Remoteverbindung für meine Infrastruktur im Home-Office optimieren?
Ja, es gibt Einstellungsmöglichkeiten für mehrere Bildschirme und für die Anpassung an die Geschwindigkeit des Heimnetzwerkes. Hierfür kontaktieren Sie bitte den Helpdesk.
Wie kann ich die Performance bei der Arbeit mit dem SAS (Terminalserver, Software as a Service) verbessern?
Es gibt verschiedene Wege Anwendungen auf dem Terminalserver zu nutzen. Man kann sowohl einzelne Anwendungen (Link zu den Terminalserver-Apps) direkt öffnen, oder sich per Remoteverbindung auf dem Terminalserver-Desktop anmelden und die Anwendungen darüber öffnen.
Bei anhaltenden Performance-Problemen empfehlen wir die Nutzung der neuen Terminalserverfarm. Hierfür muss eine Remoteverbindung zum sasg2.helmholtz-berlin.de (als Rechnername) aufgebaut werden. Der Zugriff erfolgt analog zu dieser Anleitung.
Ist es möglich Software auf HZB-Geräten im Home-Office zu installieren?
Derzeit ist die Installation der Software nur innerhalb des HZB-Netzwerks möglich. An einer Lösung wird bereits gearbeitet. Bis dahin können Sie sich im Bedarfsfall an den Helpdesk wenden.
Hängen die derzeit noch vorhandenen Netzwerkprobleme mit etwaigen Verbindungsabbrüchen im Home-Office zusammen?
Verbindungsabbrüche im Home-Office können verschiedene Ursachen haben. Die Netzwerkstörungen im HZB sind behoben. Wir bitten Sie, bei anhaltenden Störungen diese an den Helpdesk zu melden.
Videokonferenzsysteme
Wie kann ich die Performance bei Videokonferenzen verbessern, wenn diese nicht zufriedenstellend ist (z.B. ruckelnde Bilder)?
Eine sofortige Verbesserung wird erreicht, wenn die Videobilder reduziert werden. Kein Einfluss auf die Performance hat, die Auswahl der/des Einladenden (Moderator). Bei anhaltenden Problemen kontaktieren Sie uns bitte über den Helpdesk.
Ist die Nutzung von Zoom als Videokonferenzsystem möglich?
Zoom ist ein kostenpflichtiges Produkt. Das HZB hat eine begrenzte Anzahl von Lizenzen beschafft. Eine Zoom-Lizenz erhalten Sie bei Bedarf für die Dauer der jeweiligen Veranstaltung vom Helpdesk. Bitte prüfen Sie jedoch auch die möglichen Alternativen, wie Jitsi, Skype for Business, DFN-conf und GoTo-Meeting. Eine Empfehlung für den jeweiligen Einsatz dieser Systeme erhalten Sie hier.
Würde nur eine Lizenz pro Abteilung z.B. für das Sekretariat reichen, wenn man regelmäßig mit Zoom VC machen möchte?
Bei einer Zoom-Videokonferenz benötigt nur die Rolle des Moderators (der/die Einladende) eine Lizenz. Die IT unterstützt die Etablierung eines „Power-Users“ pro Abteilung, welcher die Videokonferenzen verantwortlich organisiert. Diese „Power-User“ erhalten eine dauerhafte Zoom-Lizenz.
Sind GoTo-Meeting und Zoom für vertrauliche Gesprächsinhalte geeignet?
Nein, bitte beachten Sie die Einschätzung des IT-Sicherheits- und Datenschutzbeauftragen des HZB: Tabellarische Übersicht
Ist es zulässig, Zoom und weitere Werkzeuge privat zu verwenden, z.B. für Home-Schooling?
Die vom HZB bereitgestellten Werkzeuge sind ausschließlich dienstlich zu nutzen.
Sind Tutorials oder eine Kurzanleitung für die verschiedenen Videokonferenzwerkzeuge geplant?
Eine Kurzanleitung wird von der Hauptabteilung IT erstellt. Wir bitten Sie, bei detaillierten bzw. komplexen Funktionen die einschlägigen Nutzerportale und Online-Medien zu Rate zu ziehen.
Wie steht es um den Datenschutz bei der Nutzung von Zoom?
Das HZB hat einen Auftragsdatenverarbeitungsvertrag mit Zoom abgeschlossen. Es sollten trotzdem weiterhin nur nicht-sensible Daten via Zoom geteilt werden. Bitte beachten Sie die Einschätzungen unserer IT-Sicherheits- und Datenschutzbeauftragten: Tabelle zur Übersicht.
Ist es möglich mit Zoom oder einem anderen Werkzeug die Videokonferenz aufzuzeichnen?
Ja, sowohl Zoom als auch GoTo-Meeting und DFN-conf bieten diese Funktion.
Bitte beachten Sie jedoch, dass alle Teilnehmer der Aufzeichnung zustimmen müssen.
Braucht man eine Lizenz, wenn man zu einer Videokonferenz eingeladen wird?
Nein, es benötigt immer nur der/die Einladende ("Moderator") eine Lizenz.
Kollaborationswerkzeuge
Werden die Chatnachrichten bei Skype for Business gespeichert?
Nein, nicht automatisch. Hierfür ist die Aktivierung der folgenden Option in Skype for Business (Lync) notwendig: Einstellungen ("Zahnrad") > Optionen > Persönliche Einstellungen > Exchange- und Outlook-Integration > Chatunterhaltungen im E-Mail-Ordner "Aufgezeichnete Unterhaltungen" speichern
Diese Option muss mit einem Häkchen aktiviert werden. Danach werden alle zukünftigen Unterhalten via Skype for Business in Ihrem E-Mail-Postfach in dem genannten Ordner gespeichert.
Ist die Nutzung des Tools Etherpad am HZB erlaubt?
Die Nutzung von Etherpad wird von unserem IT-Sicherheits- und Datenschutzbeauftragen nicht empfohlen. Ein alternatives Produkt mit gleicher Funktionalität ist Nubes in Verbindung mit OnlyOffice bzw. dem integrierten MarkDown-Editor von Nextcloud. Bei Rückfragen wenden Sie sich bitte an den Helpdesk.
Ist die Nutzung weiterer Kollaborations-Tools wie Slack, Mural, Miro, usw. zulässig?
Eine pauschale Aussage kann hier nicht getroffen werden. Bitte nehmen Sie jeweiligen Einzelfall Kontakt mit unserem IT-Sicherheitsbeauftragten auf, falls Ihr Werkzeug noch nicht in der Liste der überprüften Programme (HZB Cloud-Positivliste) gelistet ist. Bitte prüfen Sie die Möglichkeit des Einsatzes des Tools Kanboard, welches im HZB angeboten wird.
Wird Mattermost vom HZB angeboten?
Mattermost ist ein Kollaborationswerkzeug, welches aktuell nicht vom HZB angeboten wird. HZB Mitarbeiter haben die Möglichkeit Mattermost über das HZDR zu nutzen: https://gitlab.hzdr.de/ (Helmholtz AAI)
Die Hauptabteilung IT prüft aktuell mögliche Alternativen.
Sind Sketch-Tools (z.B. Microsoft Whiteboard) zulässig?
Ja, die IT prüft derzeit die Freigabe von Microsoft Whiteboard. Alternativ bieten Zoom und Skype for Business ein Whiteboard als integrierte Funktion innerhalb einer Videokonferenz.
Ist der Einsatz von NC Talk (Nextcloud-App) geplant?
Erste Tests waren bezüglich der Performance nicht erfolgreich. Wir behalten die weitere Entwicklung dieser Anwendung im Auge.
Kann ich einen privaten Kalender mit dem HZB Kalender (Outlook) synchronisieren?
Die Hauptabteilung IT prüft aktuell die Möglichkeiten hierfür. Bei Bedarf wenden Sie sich bitte an den Helpdesk.
Verschiedenes
Fährt die IT meinen Rechner im HZB arbeitstäglich herunter?
Nein, falls Sie Probleme haben, aus dem Home-Office auf Ihren Rechner per Remoteverbindung zuzugreifen, kontaktieren Sie uns bitte (Helpdesk). Wir werden dann die Netzwerkverbindung und Energiespareinstellungen am Gerät für Sie prüfen.
Wird zukünftig eine digitale Unterschrift möglich sein?
Es wird derzeitig von den Abteilungen A und IT geprüft, welche Dokumente mit einer digitalen Unterschrift signiert werden dürfen. Grundlage dieser Signatur wird das DFN-Zertifikat (E-Mail) sein. Anleitungen zum digitalen Signieren finden Sie hier.
Kann ich mein privates Laptop auch in der Infrastruktur im HZB nutzen?
Die Nutzung privater Geräte im HZB ist nicht vorgesehen. Daher kann sich Ihr privates Gerät nur mit dem Gästenetzwerk verbinden (LAN). Ein Zugriff auf interne Ressourcen ist nicht möglich. Darüber hinaus ist es möglich, Ihren Laptop mit dem Gäste-WLAN zu verbinden: https://www.helmholtz-berlin.de/bin/wlankennung