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Hauptabteilung Informationstechnik

Filterregeln und Weiterleitung

Filterregeln dienen dazu, eingehende Nachrichten automatisch anhand von bestimmten Kriterien zu verwalten. So können Nachrichten beispielsweise in Abhängigkeit von Absender oder Empfängeradresse (persönlicher Adresse, Funktionsadresse oder Mailverteiler) aber auch abhängig von Inhalten, Größe oder Empfangszeitraum entweder in spezielle Ordner verschoben werden oder z.B. während des Urlaubs an andere Empfänger weitergeleitet werden.

Bitte beachten Sie: Aus Sicherheitsgründen ist es nicht angeraten, alle E-Mails automatisch und ungefiltert an eine externe Adresse weiterzuleiten.

Filterregeln können mit einem beliebigen Browser via OWA-Webmail oder mit Outlook eingestellt werden.

Alle E-Mail weiterleiten (Schnellanleitung)

Melden Sie sich mit einem beliebigen Browser unter der URL https://mail.helmholtz-berlin.de im OWA Webmail mit Ihrer HZB-Kennung und dem dazugehörenden Passwort an.

Wählen Sie rechts oben in der Ecke unter "Optionen"  den Punkt "Posteingangsregel erstellen...".

Klicken Sie "Neu..." für eine neue Regel.

Wählen Sie im oberen Auswahlfeld [Auf alle Nachrichten anwenden] und im unteren Auswahlfeld "Nachricht umleiten an..." aus. Klicken Sie "Personen auswählen...".

Wählen Sie nun eine Adresse aus dem Adressbuch und doppelklicken Sie diese, so dass sie unten im Feld "An ->" erscheint, oder geben Sie dort eine Adresse ein. Klicken Sie "OK".

Klicken Sie "Speichern".

Eine Kopie jeder E-Mail verbleibt in Ihrem Postfach. Wenn Sie das nicht wünschen, so müssen Sie über "weitere Optionen..." -> "Aktion hinzufügen" und der Auswahl "Verschieben, kopieren oder löschen" -> "Die Nachricht löschen" die E-Mail anschließend noch aus Ihrem Postfach automatisch löschen.

Regeln einrichten mit einem beliebigen Browser

Das Einrichten von Filterregeln mit OWA geschieht mit einem beliebigen Browser über die URL https://mail.helmholtz-berlin.de und Klick auf "Optionen" -> "Posteingangsregel erstellen...".

Wenn Sie bereits mehrere Regeln erstellt haben, so können Sie diese mit Pfeil nach oben bzw. Pfeil nach unten in eine andere Abarbeitungs-Reihenfolge bringen. Durch Entfernen des Häkchens können Sie eine Regel deaktivieren, ohne sie gleich zu löschen.

Wählen Sie "Neu..." für das Anlegen einer neuen Regel.

Wählen Sie nun die Bedingung aus für die Anwendung der Regel, z.B. einen bestimmten Absender, eine bestimmte Adresse, mit der Sie adressiert wurden oder bestimmte Stichwörter im Betreff oder der gesamten Mail.

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Z.B. Filtern nach Absender ...

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...durch Auswahl eines Absenders aus dem Adressbuch oder Eingabe einer externen Adresse

Wählen Sie anschließend, was bei Zutreffen der Bedingung mit der E-Mail passieren soll, z.B. Verschieben in einen Ordner oder Weiterleiten an eine andere Adresse.

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Z.B. Nachricht in einen Ordner verschieben...

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...dazu Ordner auswählen oder neuen Ordner anlegen

Sie können weitere Aktionen dazufügen oder Ausnahmekriterien definieren.

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Beispiel für Ausnahmekriterium

Regeln einrichten mit Outlook

Outlook unterstützt Sie dabei, Regeln auf Basis einer ausgewählten E-Mail anzulegen, um z.B. auf einfachem Wege Nachrichten von diesem Absender zukünftig immer in einen Ordner zu verschieben.

Oder Sie können den Regelassistenten nutzen. Beides finden Sie im Menuband. Den Regelassistenten erreichen Sie alternativ auch über "Datei" -> "Regeln und Benachrichtigungen verwalten".

Wählen Sie z.B. "Neue Regel...", wenn Sie eine neue Filterregel erstellen möchten.

Für gebräuchliche Regeln gibt es Vorlagen. Damit ist das Erstellen besonders einfach. Z.B. für das Filtern eingehender E-Mail direkt in einen Unterordner in Abhängigkeit von bestimmten Kriterien, z.B. dem Absender oder der Funktionsadresse, über die die E-Mail adressiert wurde. Damit kann die Eingangsmailbox übersichtlicher gehalten werden.

Im unteren Teil des Fensters muss dann nur noch die zu filternde Adresse angeklickt und durch Auswahl aus dem Adressbuch oder Eingabe in das "Von"-Feld angepasst sowie der zu verwendende Ordner ausgewählt oder neu erstellt werden.

Wenn es keine passende Vorlage gibt, kann eine Regel selbstverständlich auch von Hand erstellt werden. In dem Fall nutzen Sie den Bereich "Regel ohne Vorlage erstellen".

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Beispiel: Eingehende Mail eines bestimmten Absenders direkt in einen speziellen Ordner filtern

Sie können beliebig viele weitere Kriterien definieren, die zutreffen müssen, damit die Filterregel zuschlägt, z.B. Stichworte in Betreff oder Mailinhalt, Größe, Eingangs-Zeitraum u.v.m.

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Beispiel: Weiteres Kriterium, z.B. bestimmter Text im Betreff

Im nächsten Schritt können Sie weitere Aktionen wählen, z.B. Nachricht weiterleiten oder kennzeichnen.

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Beispiel: Mail außerdem weiterleiten

In einem weiteren Schritt können Sie bei Bedarf noch Ausnahmen zu den bis dahin definierten Filterregeln festlegen.

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Beispiel: Filterregel nicht anwenden, wenn Mail nicht größer als 1MB

Geben Sie der neuen Regel einen aussagekräftigen Namen und entscheiden Sie, ob sie auch auf bereits vorhandene E-Mail angewendet werden soll ("Diese Regel jetzt auf Nachrichten anwenden, ..."). Beim Sortieren in Ordner kann das sinnvoll sein, bei Regeln mit Weiterleitungen meistens eher nicht.

Mit Hilfe der kleinen Pfeile können Sie die Reihenfolge der Abarbeitung Ihrer Regeln ändern. Über "Regel ändern" können Sie z.B. eine bestehende Regel bearbeiten oder umbenennen.

Hinweis:

Der Exchange-Server arbeitet intern nicht mit Absender-Adressen, wie das Mailprogramm sie uns anzeigt. Daher ist es nicht möglich einen Filter auf alle Absender @helmholtz-berlin.de einzurichten. Die Verwendung so genannter Wildcards, z.B. das Symbol *, ist in Regeln nicht möglich.

Um einen solchen Filter trotzdem möglich zu machen, erhalten Server-interne E-Mails (gesendet vom HZB-Exchange-Server an eine Adresse auf dem HZB-Exchange-Server) einen zusätzlichen Header "X-Intern: true", der für Filterregeln herangezogen werden kann.

Bestimmte einzelne interne Adressen können dagegen ohne Probleme beim Einrichten eines Filters aus dem Adressbuch ausgewählt werden.